LE REGOLE PER LA CORRETTA GESTIONE DEI LIBRI PAGA E MATRICOLA
Il vademecum della Fondazione Studi Consulenti del Lavoro/Consiglio Nazionale dell’Ordine dopo le precisazioni ministeriali
L’articolo 1, comma 1178 della legge n. 296/2006 (Finanziaria 2007) ha introdotto nel nostro ordinamento significative novità sul regime sanzionatorio in materia di libri paga e matricola.
Il Ministero del Lavoro ha fornito i primi indirizzi interpretativi con la lettera circolare 29 marzo 2007 ed in attesa di ulteriori istruzioni operative che verranno emanate al personale ispettivo, con la presente circolare la Fondazione Studi fornisce un quadro complessivo delle novità puntualizzando alcuni aspetti dubbi emersi a seguito della diffusione della circolare ministeriale.
La disposizione in vigore dal 1° gennaio 2007 prevede che “L’omessa istituzione e l’omessa esibizione dei libri di matricola e di paga previsti dagli articoli 20 e 21 del testo unico delle disposizioni per l’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30 giugno 1965, n. 1124, e dall’articolo 134 del regolamento di cui al regio decreto 28 agosto 1924, n. 1422, sono punite con la sanzione amministrativa da euro 4.000 ad euro 12.000”.
In via generale va sottolineato che la disciplina di riferimento in ordine alla gestione dei libri paga e matricola è contenuta negli artt. 20, 21 e 26 del D.P.R. n. 1124/1965 e la disposizione contenuta nella legge Finanziaria 2007 non modifica tale disciplina.
L’inasprimento del regime sanzionatorio si inserisce nell’ambito di una serie di iniziative avviate dal Governo per contrastare il lavoro irregolare.
Ne consegue che, per una corretta interpretazione della tipologia di condotta illecita del datore di lavoro occorre valutare in modo sistematico anche altri strumenti individuati dal legislatore per contrastare il lavoro irregolare.
Infatti, non può ritenersi irregolare il rapporto di lavoro che in base alle norme vigenti è conosciuto (o conoscibile) dalla pubblica amministrazione, anche solo parzialmente.
Pertanto, sono strumenti che aiutano a contrastare il lavoro irregolare:
• la denuncia nominativa degli assicurati da effettuare contestualmente all’inizio del rapporto di lavoro;
• la comunicazione di assunzione anticipata all’inizio del rapporto di lavoro;
• gli obblighi di informazione da effettuarsi ai sensi del D.Lgs. 152/1997, da cui risulta il numero di iscrizione sul libro matricola;
• ogni altra documentazione che attesti la sussistenza del rapporto di lavoro.
Come detto, le disposizioni contenute negli articoli 20, 21 e 26 del DPR 1124/1965 non hanno subito modifiche da parte della legge Finanziaria 2007 e, pertanto, in tema di libri obbligatori, permangono i seguenti precetti:
• obbligo di “istituzione”;
• obbligo di “esibizione” al personale ispettivo nel luogo in cui si esegue il lavoro;
• divieto di “rimozione” anche temporanea dal luogo di lavoro.
Il libro matricola si intende il documento che può essere istituito solo in forma cartacea (sono legittime le ipotesi di conservazione meccanografica espressamente autorizzate dalla Direzione Provinciale del lavoro).
Il libro paga, per le aziende che elaborano il cedolino paga, in autonomia o per tramite di un consulente del lavoro, con il sistema laser e/o modulo continuo, è rappresentato dai sistemi certificati di rilevazione delle presenze (tra cui il libro presenze).
Omessa istituzione
A norma dell’art. 26 del D.P.R. n. 1124/1965 “il libro di matricola e il libro di paga debbono essere legati e numerati in ogni pagina e, prima di essere messi in uso, debbono essere presentati all'istituto assicuratore (…)”.
L’azienda che non adempie a tale obbligo incorre nella condotta illecita di “omessa istituzione” sanzionata con la misura prevista dal comma 1178.
Nell’analoga condotta illecita incorre l’azienda che utilizza regolarmente i libri obbligatori che non sono stati vidimati dagli Enti preposti, ovvero che non siano stati dichiarati conformi all’originale da parte del consulente del lavoro, da altro professionista abilitato o dallo stesso datore di lavoro.
In queste due ipotesi e tenuto conto della gravità del comportamento, è prevista l’applicazione della sanzione per ciascun libro obbligatorio non istituito o non vidimato con le modalità sopra descritte.
Non configura una condotta illecita riconducibile alla “omessa istituzione” l’ipotesi in cui il datore di lavoro provveda in ritardo a vidimare i libri obbligatori in ogni caso prima dell’accesso ispettivo.
In quest’ultimo caso la lettera circolare del Ministero del Lavoro chiarisce che si applica la sanzione per irregolare tenuta della documentazione obbligatoria, punita con un importo da € 125 ad € 770 (soggetti assicurati INAIL) e da € 25 ad € 150 (soggetti non assicurati INAIL).
Va sottolineato che la semplice mancanza dei libri obbligatori dal luogo di lavoro non genera l’automatica applicazione della sanzione prevista dal comma 1178 per l’omessa istituzione.
Il presupposto per applicare la sanzione da 4.000 a 12.000 euro per ciascun libro è la condotta illecita grave del datore di lavoro che sul piano sostanziale (e non formale) non abbia istituito i libri obbligatori con la relativa vidimazione e/o autentica dei soggetti preposti.
Omessa esibizione
L’art. 21 del D.P.R. n. 1124/1965, stabilisce che “il libro di paga e quello di matricola debbono essere presentati nel luogo in cui si esegue il lavoro, ad ogni richiesta, agli incaricati dell'Istituto assicuratore: a tal fine i libri non possono essere rimossi, neanche temporaneamente, dal luogo di lavoro”.
In passato la condotta di omessa esibizione e rimozione temporanea dei libri dal luogo di lavoro erano sanzionati nella stessa misura.
La lettera circolare del Ministero del lavoro, a seguito dell’introduzione del comma 1178, interpreta in modo innovativo il passaggio contenuto nel suddetto articolo 21 distinguendo il precetto di omessa esibizione da quello di rimozione temporanea.
La circolare non consente la rimozione temporanea dei libri obbligatori anche se a seguito di rilascio di un’attestazione da parte di un professionista.
Una diversa interpretazione avrebbe comportato una palese violazione censurabile dagli organi di controllo del ministero.
La sanzione prevista per la “omessa esibizione” si applica solo nell’ipotesi di condotta illecita grave da parte del datore di lavoro che ostacoli la verifica della regolarità dei lavoratori presenti sul luogo di lavoro non presentando al personale ispettivo i libri obbligatori.
Come chiarito dal ministero si tratta di “una condotta – sia essa dolosa o colposa – volta a non consentire all’organo di vigilanza di effettuare la citata verifica sulla regolare costituzione dei rapporti di lavoro”.
In questo specifico caso la lettera circolare del ministero del lavoro ha chiarito che trova applicazione in ogni caso una sola sanzione pari a € 4.000.
La indisponibilità momentanea sul luogo di lavoro dei libri obbligatori e di altra documentazione che interessa il rapporto di lavoro non da luogo all’automatica applicazione della sanzione prevista dal comma 1178.
In questo caso il datore di lavoro attivandosi con i necessari tempi tecnici per far pervenire sul luogo di lavoro i libri e/o documenti richiesti non incorre nella sanzione di omessa esibizione di cui al comma 1178.
In tale circostanza, tenuto conto del chiaro disposto contenuto nell’articolo 21 del DPR 1124/65 che stabilisce il divieto di rimozione anche temporanea, trova applicazione la sanzione da € 125 ad € 770 per i soggetti assicurati INAIL e da € 25 ad € 150 per i soggetti che occupano personale non tenuto alla assicurazione INAIL.
La denuncia nominativa degli assicurati di cui al D.Lgs. 38/2000 costituisce una documentazione idonea ad attestare la sussistenza del rapporto di lavoro e ad evitare l’applicazione del regime sanzionatorio di cui al comma 1178. Infatti, ai fini che qui interessa, non è necessario produrre un documento completo di ogni informazione che riguarda il contratto ma più semplicemente un documento che attesti l’avvenuta denuncia di avvio del rapporto di lavoro.
In conclusione, dunque, il presupposto che giustifica il provvedimento sanzionatorio grave non è la semplice indisponibilità momentanea dal luogo di lavoro dei libri obbligatori o di altra documentazione, bensì una chiara e sostanziale condotta illecita del datore di lavoro volta ad impedire la verifica della regolarità dei rapporti di lavoro.
Unicità dei libri obbligatori
Il ministero del lavoro ha ribadito un principio di unicità dei libri obbligatori già presente nelle disposizioni di cui al DPR n. 1124/65.
Tuttavia, si è posto il problema delle aziende che svolgono l’attività in unità produttive aggiuntive rispetto a quella principale oppure in caso di apertura di cantieri temporanei (come il settore edile e l’impiantistica).
La circolare afferma che possono essere predisposte delle copie conformi all’originale da parte di un “consulente del lavoro o di altro professionista di cui alla legge n. 12/1979”, ovvero in via residuale, per le aziende che non si avvalgono dei suddetti professionisti, dagli stessi datori di lavoro.
In via principale la funzione di predisposizione delle copie conformi dei libri obbligatori si ritiene affidata all’Inail in relazione alle competenze in materia attribuite dal DPR n. 1124/1965.
In alternativa all’Istituto assicuratore, possono predisporre le copie conformi il Consulente del Lavoro o di altro professionista di cui alla legge n. 12/1979.
Nella eventualità in cui le aziende gestiscano personalmente o tramite propri addetti il personale aziendale e la tenuta dei libri obbligatori, la copia conforme dei libri obbligatori può essere predisposta anche dal legale rappresentante dell’azienda.
In presenza di un incarico di consulenza affidato ad un professionista della legge 12/1979, dunque, deve ritenersi legittima la copia conforme predisposta dal professionista abilitato o dal legale rappresentante dell’azienda.
Le copie conformi potranno essere predisposte anche per estratto relativamente alle pagine che interessano la sede secondaria in cui dovranno essere depositate.
In caso di unità produttive mobili (come, ad esempio, i cantieri edili) il consulente (o il datore di lavoro nei casi consentiti) possono predisporre delle copie conformi dei libri obbligatori per ciascuna sede.
Pertanto, su ciascuna unità mobile dovrà essere presente una copia conforme del libro matricola (anche per estratto con le modalità sopra descritte) e una copia conforme del libro presenze in cui sono riportati almeno i nominativi dei lavoratori impiegati nel cantiere.
In mancanza di tale documentazione si applica la sanzione da € 125 ad € 770 per i soggetti assicurati INAIL e da € 25 ad € 150 per i soggetti che occupano personale non tenuto alla assicurazione INAIL.
Una volta predisposto il libro in copia conforme all’originale il ministero precisa che non è necessario ripetere la citata dichiarazione di conformità ogni qualvolta siano effettuati “aggiornamenti” dei libri derivanti da successive assunzioni e cessazioni dei rapporti di lavoro.
Questi aggiornamenti, infatti, potranno essere effettuati anche direttamente sulle copie e contestualmente riportati sugli originali.