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Tali dati dovranno essere trasmessi alla Direzione Centrale Vigilanza e Recuperi contributivi entro il 31 marzo p.v. secondo lo schema indicato nel mess. n. 21975 del 3.4.1993.

Riguardo al fatto che non sempre le ispezioni vengono condotte in coppia, specie nella fase di primo accesso, si ribadisce quanto già indicato nella circolare 21/1991, circa la circostanza che tale procedura costituisce una garanzia sia per i verbalizzanti che per i datori di lavoro, e nella circolare 168/1992, relativamente alla necessita` che le visite ispettive siano attentamente preparate rapportando la forza da impegnare alle dimensioni dell'azienda e alla sua articolazione nel territorio.

Per quanto concerne i comportamenti rilevati nella fase di assegnazione delle pratiche ai funzionari e di controllo degli adempimenti si e` riscontrata una diffusa difformità rispetto a quanto previsto dalla circ. 168/1992 nella parte che ribadiva la necessita` di valutare i carichi di lavoro di ciascun ispettore, tenendo conto delle dimensioni e delle difficoltà presumibili delle indagini e ciò al fine di consentire una rapida conclusione degli accertamenti ed evitare accumuli di giacenze, specie se riferite ad ispezioni già iniziate.

Per ricondurre ad uniformità i diversi comportamenti si ravvisa la necessita` di attribuire alla formulazione dei programmi individuali una specifica formalizzazione, inserendo tra la fase programmatoria, a cadenza mensile, e quella di controllo dei risultati, una fase intermedia di "pianificazione e verifica operativa", a cadenza quindicinale, quale momento di coinvolgimento dei funzionari e del responsabile dell'area nelle scelte operate.

Questa fase rappresenterà, anche, uno strumento utile per razionalizzare l'organizzazione del lavoro individuale del funzionario e, complessivamente, dell'Ufficio, rappresentando cosi` una delle leve organizzative per tendere all'ottimizzazione dei risultati.

Per la formulazione del piano e` stato predisposto un apposito prospetto il cui scopo e` quello di evidenziare il carico di lavoro di ogni singolo o coppia di ispettori e consentire l'analisi dei risultati conseguiti.

Il prospetto e` diviso in due sezioni.

Nella Sezione prima, più strettamente programmatoria, verranno indicate analiticamente le aziende da ispezionare nel periodo di validità del piano operativo.

In fase di esecuzione di tale piano verrà rimessa alla valutazione dell'ispettore la scelta dei luoghi e dei tempi nei quali effettuare o proseguire l'accertamento, e ciò anche per assicurare l'"effetto sorpresa" che e` strettamente legato all'efficacia dell'intervento in questo tipo di attività.

In calce alla sezione e` stata inserita una nota che esplicita l'autorizzazione ad effettuare, nell'ambito territoriale di competenza della Sede, tutti gli accessi presso le aziende in esso indicate e loro dipendenze, nonché presso tutti quei soggetti pubblici e privati che risultano direttamente collegati con l'accertamento ispettivo in corso.

Tale tipo di autorizzazione e` stata ritenuta indispensabile per soddisfare l'esigenza di una attività che e` caratterizzata da iniziative non preventivabili, dettate il più delle volte da scelte operative che si determinano nel mentre si sta procedendo all'effettuazione dell'accertamento, sulla base di quanto emerso dalle prime indagini.

La Sezione seconda verrà utilizzata per la verifica da effettuare al termine di validità del piano. In tale occasione i funzionari incaricati daranno ampio resoconto dell’attività svolta indicando, per ciascuna azienda, la data di inizio dell'ispezione, le date dei successivi accertamenti, fino alla data della conclusione.

Dovranno altresì essere riportati eventuali accessi effettuati presso dipendenze diverse o presso consulenti, Enti, etc.

Si sottolinea l'importanza della verifica quale momento di coinvolgimento degli operatori e come strumento di misurazione dell'efficacia dell'azione programmatoria.

E` di tutta evidenza che in tale sede dovra` essere effettuata una attenta analisi dei risultati conseguiti e dei comportamenti adottati al fine di renderli compatibili con gli obiettivi fissati, sia dal piano operativo che dal più ampio programma mensile di sede.

La scheda costituirà inoltre un valido supporto alla stesura del piano relativo al periodo quindicennale successivo, nel quale dovranno essere ricomprese tutte le aziende per le quali l'ispezione non si e` conclusa.

Eventuali interruzioni delle indagini, peraltro riconducibili a quelle gia` indicate nella circolare n.168/1992 o dovute a motivi del tutto eccezionali, dovranno essere annotate nella scheda con l'indicazione della causa di sospensione e della data di probabile ripresa.

I piani predisposti verranno custoditi, per motivi di riservatezza, dal Dirigente l'Ufficio Vigilanza, e una volta esaurita la loro validità dovranno essere conservati agli atti dell'Ufficio.

Quanto infine alla richiesta di autorizzazione alle missioni e all'eventuale utilizzo del mezzo proprio, i funzionari compileranno, sulla base del piano operativo, una unica richiesta di autorizzazione valida per il periodo di operatività del piano con l'indicazione delle sole località di residenza dell'azienda (Sezione 1a), utilizzando i moduli in uso opportunamente adattati.

Questa soddisferà anche le condizioni richieste per la copertura dei rischi a favore dei dipendenti autorizzati a servirsi del proprio mezzo di trasporto per missioni o per adempimenti di servizio fuori dell'Ufficio.

Gli spostamenti presso le filiali delle aziende o presso consulenti, ovvero presso altre amministrazioni, per acquisire elementi utili al completamento dell'ispezione, non richiederanno una ulteriore autorizzazione, anche per quanto riguarda l'eventuale utilizzo del mezzo proprio.

Sulla base della Sezione 2a del piano operativo, verranno poi compilati i rendiconti delle missioni effettuate.

Per una migliore illustrazione delle direttive di cui alla presente circolare i Capi degli Uffici e delle Unita` operative di Vigilanza saranno convocati con messaggio a parte presso questa Direzione Generale.